Management Assistant

Rotterdam

From 36 hours per week

Secretary

Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie waarin je echt het verschil kunt maken? Als Management Assistant binnen het Ship Management Department (SMD) ben jij de spil van de dagelijkse ondersteuning van het management. Je denkt vooruit, houdt overzicht en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Werk je graag in een dynamische, internationale omgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan maken we graag kennis met je.

DE POSITIE

Als Management Assistant maak je deel uit van het secretariaat van het Ship Management Department. Samen met je collega's binnen het secretariaat verzorg je de dagelijkse secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de afdeling.

Je bent verantwoordelijk voor uiteenlopende werkzaamheden, zoals het beheren van agenda's, organiseren en ondersteunen van vergaderingen, plannen van zakenreizen en verzorgen van interne en externe correspondentie. Daarnaast ondersteun je bij de onboarding van nieuwe medewerkers, IT-gerelateerde zaken en algemene administratieve werkzaamheden.

Je neemt eigenaarschap, denkt vooruit en zorgt ervoor dat afspraken, documenten en praktische zaken goed zijn geregeld.

JOUW IMPACT

Als Management Assistant zorg jij ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden binnen de afdeling efficiënt en professioneel verlopen. Dankzij jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail kunnen collega's rekenen op een betrouwbare en professionele ondersteuning.

Binnen deze functie houd jij je onder andere bezig met:

Het beheren van agenda's en ondersteunen bij het plannen en organiseren van afspraken.
Het organiseren en ondersteunen van vergaderingen, inclusief het regelen van benodigde faciliteiten.
Het plannen van nationale en internationale zakenreizen, inclusief vluchten en accommodaties.
Het verzorgen van interne en externe correspondentie via e-mail, Teams, telefoon en interne platforms.
Het voorbereiden, verwerken en zorgvuldig archiveren van correspondentie en documentatie.
Het ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers.
Het afhandelen van IT-gerelateerde en algemene administratieve zaken.
Het aanmaken en verwerken van purchase orders.
Het signaleren van verbeterkansen binnen administratieve processen en werkwijzen.

OVER JOU

Je bent een georganiseerde, proactieve en servicegerichte professional die energie krijgt van het ondersteunen van anderen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, behoudt het overzicht en weet prioriteiten te stellen. Je bent zelfstandig, nauwkeurig en vindt het prettig om verantwoordelijkheid te nemen voor je werkzaamheden.

Ervaring als Management Assistant is geen vereiste. We zoeken vooral iemand met de juiste motivatie, leergierigheid en een proactieve instelling.

Je brengt daarnaast het volgende mee:

MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretariële of administratieve opleiding.
Beschikbaarheid van minimaal 36 uur per week.
Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Ervaring met Microsoft Office; ervaring binnen een internationale organisatie is een pré.
Een proactieve, nauwkeurige en dienstverlenende instelling.
Je bent communicatief sterk en weet op een professionele manier met verschillende stakeholders om te gaan.

WIJ BIEDEN

Bij Van Oord krijg je de kans om impact te maken binnen een internationale organisatie met een duidelijke missie: Building a better world for future generations.

Daarnaast bieden wij jou:

Een marktconform salaris, passend bij jouw ervaring en verantwoordelijkheden.
Een aantrekkelijke reiskostenvergoeding (€ 0,31 per kilometer) en thuiswerkvergoeding (€ 2,45 per dag).
32 vakantiedagen per jaar.
Een variabele bonusregeling.
Een aantrekkelijke pensioenregeling.
De mogelijkheid om deel te nemen aan een collectieve zorgverzekering.
Een flexibele hybride werkregeling, waarbij je op fulltime basis tot één dag per week vanuit huis kunt werken.
Uitgebreide opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, waaronder toegang tot GoodHabitz.
Deelname aan communities zoals Young Van Oord, Van Oord Women en de personeelsvereniging.
Diverse sociale en sportieve activiteiten, waaronder wintersportreizen, zeilweekenden, wielerevenementen en motortochten.

Acquisition in response to this vacancy is not appreciated. #LI-VB