Secretaresse Operations

Gorinchem

<24 hours per week

Secretary

Je ziet wat je collega’s nodig hebben nog voordat zij het vragen. Je regelt, organiseert en verbindt met snelheid en zorg. Het belangrijkst: je houdt de afdeling in beweging met rust, vertrouwen en een vleugje humor. Bij Van Oord nodigen we je uit om jouw talenten in te zetten als Secretares Operations binnen Offshore Energy — en zo mee te bouwen aan impact wereldwijd.

De functie

Als Secretares Operations in onze Offshore Energy afdeling in Gorinchem speel je een centrale rol in de dagelijkse stroom van ons internationale en dynamische werk. Samen met de Senior Management Assistant ondersteun je het Management Team en de bredere Operations afdeling in hun wereldwijde werkzaamheden. Dit gaat verder dan agenda’s plannen, je bent een vertrouwde schakel, probleemoplosser en sparringpartner. Je krijgt veel vrijheid om initiatief te nemen en ruimte om met eigen ideeën te komen voor verbetering van onze manier van werken.

YOUR IMPACT

Met jouw scherpe blik en proactieve houding zorg je dat onze teams optimaal kunnen presteren, zelfs onder druk. Dankzij jou verlopen reizen vlekkeloos, agenda’s blijven overzichtelijk en communicatie stroomt zonder hapering. Je voelt feilloos aan wat mensen nodig hebben en handelt snel en zorgvuldig — elke dag maak je zo het verschil.

YOUR WORKPLACE

Je wordt onderdeel van een klein, hecht team in Gorinchem waar humor, samenwerking en vertrouwen dagelijkse waarden zijn. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de Operations afdeling en werkt nauw samen met andere secretaresses binnen de Offshore Energy business unit. We werken hard, staan voor elkaar klaar en geven jou de ruimte om je verder te ontwikkelen.

Jouw verantwoordelijkheden

In deze rol ga je:
• Agenda’s beheren voor managers binnen de Operations afdeling
• Meerdere mailboxen beheren en inkomende communicatie zorgvuldig verwerken
• Dagelijkse administratieve ondersteuning bieden aan managers en het team
• Internationale zakenreizen organiseren, inclusief vluchten, accommodaties en visa
• Medische checks boeken en PPE bestellen voor medewerkers
• Trainingen en cursussen uitzoeken en regelen voor collega’s
• Events en teamevents organiseren voor de afdeling
• Uren bijhouden en bijwerken voor de afdelingen in EBS
• Distributielijsten bijhouden, aanvullen en opschonen
• PO’s aanmaken en betalingen opvolgen
• Samenwerken met secretariële collega’s binnen de business unit om de ondersteuning soepel en slim te houden